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Publié le 09/05/2017

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Captio, un outil de gestion des notes de frais 100%

Captio, entreprise espagnole spécialisée dans le développement de software pour la gestion des frais de déplacements professionnels, lance son application en France. Un logiciel innovant, facile et rapide qui permet d’améliorer la visibilité des frais et de rentabiliser les ressources.

Souvent chronophage, la gestion des notes de frais est une problématique de gestion généralement mal optimisée, et plus encore la gestion des frais liés aux voyages d’affaires. Entre papier, crayon et tableau Excel, de nombreuses entreprises souhaitent faire évoluer leur mode de fonctionnement.
Découvrez comment une simple photo peut simplifier la vie des collaborateurs de l’entreprise, la vôtre ou celle de votre comptable.

Comment ça marche :
Captio intègre le processus de gestion des frais du rapport à la comptabilisation dans un unique flux et permet ainsi d’automatiser la gestion des frais liés aux voyages d’affaires.
C’est une plateforme solide qui s’adapte aux besoins de l’entreprise et assure la sureté de l’ensemble des données transmises.

  • Captio capture automatiquement un justificatif à partir d’une photo à l’aide d'un smartphone.
  • L’application, disponible pour i0S, Android et Windows Phone , transmet l' information dans le workflow de Captio.
  • L'optical character recognition (OCR) de l’application enregistre les informations clés (fournisseur, type de frais, date, NA...) sans saisie manuelle, sans papier et sans fraude.
  • Le superviseur reçoit alors toutes les notes de frais des collaborateurs selon la classification de l’entreprise.
  • Captio vérifie automatiquement que les dépenses respectent la politique de frais de l’entreprise.
  • Le service comptabilité reçoit les notes de frais à temps, dans un unique flux, et avec un meilleur contrôle.

100% compatible avec l’ERP de l’entreprise, Captio simplifie jusqu'à 70% de la procédure requise dans le back office pour gérer les dépenses. Un gain de temps pour le salarié, des économies pour l'entreprise !

Outres ces avantages, Captio permet de valider ou refuser, de contrôler, d’archiver et d'optimiser les indemnités de déplacement des collaborateurs mais également d'importer les relevés bancaires des cartes affaires fournies aux salariés.
La plateforme est un précieux allié pour détecter la fraude et améliorer la gestion de la TVA.

Captio dispose d’un réseau de partenaires et distributeurs avec lesquels l’entreprise collabore, notamment pour le déploiement de sa solution.
Plusieurs filiales espagnoles d’entreprises françaises ont déjà fait confiance à Captio comme Elis, Essilor, Pierre Fabre, Boiron, Pernod Ricard, Boyacá, Cofidis et Arkem.

Captio deviendra vite un outil indispensable pour l’entreprise et lui permettra de :
  • Contrôler les frais de voyage afin de réduire la fraude et d’assurer le respect des politiques de frais.
  • Gagner en productivité et mieux utiliser le temps des employés impliqués dans la gestion des frais.
  • Intégrer la gestion des frais en un unique processus efficace et sans papiers.
  • Regrouper les frais par prestataire

« Avec Captio, nous avons souhaité répondre aux besoins des entreprises et ainsi simplifier les démarches administratives des salariés en créant un outil simple, efficace et modulable. De nombreuses sociétés françaises sont désireuses de solutions d’automatisation des process. » Olivier Jacob, Responsable du développement International de Captio.


 

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