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Nouvelles technologies : des outils pour soulager les tâches administratives

La gestion administrative compte de nombreuses tâches chronophages et répétitives, mais indispensables pour les entreprises. 63% d’entre elles souhaiteraient gagner du temps sur ces process, et perçoivent la digitalisation comme une opportunité pour optimiser leur efficacité .

La transformation est déjà en marche : les nouvelles technologies volent au secours des entreprises et leur offrent une véritable valeur ajoutée dans la gestion de ces tâches.

Les tâches administratives, un challenge pour les entreprises

Pour beaucoup d’entreprises, la gestion de documents administratifs comme les bulletins de paie ou les factures représente un challenge. En effet, 47 % des salariés dédiés à cela estiment perdent du temps dans ces tâches répétitives2. Les sociétés cherchent donc à adopter des process plus efficaces. Cette gestion est d’autant plus fastidieuse que la réglementation pour la dématérialisation des factures envers l’État qui oblige les grandes entreprises et, depuis le 1er janvier 2018, les ETI, à passer par le portail Chorus, impacte fortement les services administratifs.

Les entreprises doivent alors gérer différents modes de diffusion de factures selon le secteur d’activité privé ou public de leurs clients. Une fois ce premier critère passé, elles sont confrontées à un autre obstacle : celui de l’hétérogénéité des formats (électroniques ou papiers) attendus par leurs clients privés. Vient ensuite la question du mode de réception : chaque entreprise a un canal de communication privilégié, et là encore, cela exige des formats multiples : email simple, portail web sécurisé, courrier, fax, etc. La diversification des pratiques oblige les services administratifs à consacrer plus de temps à ces tâches, à tel point que 45 % d’entre eux craignent des risques d’erreurs humaines liés à une confusion lors des envois de communications2. Une problématique qui ressurgit également pour d’autres tâches, comme la difficulté à retrouver les documents envoyés aux clients et partenaires ou le manque de visibilité et de traçabilité sur les envois non digitalisés.