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10 manières de frauder ses notes de frais en entreprise

Ah ! les notes de frais et la fraude ! C’est grâce à ces remboursements que le salarié ou dirigeant reçoit de l’argent, directement, sans impôts, basé sur des justificatifs qu’il produit. Donc l’endroit idéalement pour récupérer des petits extras. Différentes études estiment que 15 à 20% des salariés ont déjà gonflé leurs notes de frais.

Ces pratiques ont-elles lieu dans votre entreprise ? Sachez les repérer pour les éviter !

1- Je me fais rembourser ce que je n’ai pas payé.
Grand classique: j’ai été invité à déjeuner, mais je récupère quand même une copie du reçu… je me le fais donc rembourser ! Bonne pioche: non seulement j’ai été invité, mais je gagne de l’argent. Variante: Chacun paye sa part, mais je récupère le reçu total et me fait rembourser en totalité...

2- Manger pour quatre
Toujours au restaurant: l’entreprise mets des plafonds par personne, mais je ne peux pas résister au menu gourmet servi avec un Côte-rôtie 2004. Pas de problème, des invités fictifs viennent se joindre au repas, et après avoir demandé gentillement à la caisse, le ticket compte 4 convives au lieu de 2..

3- Taxi en France … ou à l’étranger !
Certains commerçants sont amenés à écrire leur ticket à la main, par exemple les taxis. Dites merci dans la langue locale, affichez votre plus beau sourire, et votre complice acceptera d’indiquer sur le reçu le montant qui vous plaira. Mieux encore ! A Las Vegas, les taxis vous tendront souvent un reçu vide, que vous remplirez ensuite à tête reposée.

4- Le double remboursement
Continuons à Las Vegas: ses hôtels gigantesques aux dizaines de restaurants. Le mercredi soir, vous déjeuner au RanchoGril de votre hôtel. Le vendredi soir, vous faites le “check out” de l’hôtel. Les deux tickets sont soumis, contrôlés et remboursés avec peu d’attention de l’entreprise… sauf que votre diner était déjà inclus dans la note globale d’hôtel.

5- La grande classe
Pour votre trajet TGV de 5h, votre entreprise vous autorise à prendre la 1ère classe. Sympa ! Billet en 1ère, flexible et…remboursable ! Je me fais rembourser, j’achète le billet en 2nde classe. Je fais bien le déplacement, le rendez-vous. Par contre, le billet que je soumets à la comptabilité est bien celui de 1ère classe… et… à moi la plus-value !

6- Let’s go big
Le train c’est bien, l’avion c’est mieux. Même technique que la précédente, mais les montants sont 5 à 10 fois supérieurs. Certaines entreprises ne demandent pas le ticket d’embarquement, la supercherie n’est pas détectable ! https://i.giphy.com/3o6gDWzmAzrpi5DQU8.gif

7- Des mauvais caractères
Les reçus en Chine ou en Japon sont parfois totalement illisibles. Trop peu de directeurs financiers savent lire le japonais couramment. Quel était le montant de ce reçu ? D’ailleurs, était-ce un restaurant, un taxi ou un club de zumba ?

8- Jongler aux les devises
Vous avez payé en dollars, pounds ou dirhams. Le ticket original est bien là, mais certaines entreprises n’ont pas de règles de conversion établies. En adoptant un taux très favorable, je peux gagner 10% sur le taux de change… et hop ! 100€ de gagnés sur mon dernier voyage aux US !

9- Le grand classique : les frais kilométriques
N’oublions par le plus facile : la déclaration des frais kilométriques. Que ce soit sur la distance ou sur le mode de transport (j’ai pris un véhicule moins puissant ou une moto au lieu de mes 7 CVs déclarés).

10- Demain : la dématérialisation totale !
Aujourd’hui le reçu papier reste obligatoire, qu’en sera-t-il lorsque l’administration aura généralisé la prise de photo comme preuve ? Avoir une machine thermique pour créer des faux tickets est compliqué, mais retoucher une photo / image sera probablement plus accessible. Gare aux nouvelles formes de fraude !

Comment contrôler et maîtriser les dépenses d’entreprise ?

Bien sûr, la grande majorité des salariés n’ont jamais utilisé ces techniques. Les entreprises se protègent tant bien que mal: vérifier les dates de repas, les cartes d’embarquement, imposer des taux de devise, rembourser au forfait, demander le relevé de compte personnel du salarié (horreur !).

Une nouvelle génération de gestion de frais voit le jour. Par exemple, aucune de ces fraudes ne peut exister si l’entreprise sait exactement combien le salarié a payé… et c’est le cas de Mooncard ! Donner un moyen de paiement est en réalité un moyen de contrôle et de confiance très puissant. Et vous, qu’avez-vous fait pour retrouver confiance et contrôle dans votre entreprise ?

Tristan Leteurtre, CEO et co-Fondateur de Mooncard.co. Tristan a créé et dirigé pendant 12 ans Anevia, un éditeur logiciel vidéo telecoms introduite sur Alternext en 2014, alors que la société comptait 90 collaborateurs dans 9 pays. Après avoir constaté l’offre insuffisante des cartes corporate et des logiciels de gestion de frais, il a conçu avec Damien Metzger et Christophe Cremer la carte de paiement idéale qu’il aurait aimé avoir : Mooncard.co. Mooncard est la 1ère carte en France qui permet de gagner 70% de temps de gestion et régler d’un clic les autorisations de paiement. L’entreprise retrouve confiance et contrôle !

Léa HE - chargée de communication - 01 44 94 95 68