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Publié le 02/06/2017

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Données et document, est-ce encore la question ?

Philippe Filippi, DG Compart France Dans le vocabulaire des entreprises, données et documents sont à la fois des mots complémentaires, imbriqués et opposés. Cette confusion résulte d’héritages culturels qu’il faut pouvoir dépasser pour profiter pleinement du potentiel des nouvelles technologies documentaires numériques, et notamment des possibilités de document cross-plateforme offertes par HTML

Le vaste mouvement de transformation numérique des processus documentaires des entreprises est souvent entravé par une confusion majeure entre la donnée et le document. A y regarder de plus près, cette confusion est essentiellement liée à l’image que nous nous en faisons et aux associations d’idées toutes faites qui gravitent aussi bien autour de la donnée que du document. Dans un premier temps, comprendre ce qui distingue la donnée du document exige en effet de rompre avec le passé. Depuis les débuts de l’informatique, la donnée, d’abord sous forme de fiche perforée, puis de code binaire sur une bande magnétique, un disque dur … sert d’unité de base. Un chiffre est une donnée, au même titre qu’un nom, une adresse … Le point commun de toutes ces données est qu’elles constituent des éléments d’information épars, dispersés, qui ne font sens que lorsqu’ils sont regroupés entre eux, c’est à dire présentés. Le document lui, hérite d’un tout autre univers de définition, également lié à ses origines imprimées. Le mot « document » évoque encore pour la majorité d’entre nous une feuille imprimée, souvent au format A4, dans laquelle des données sont présentées de façon structurée, c’est à dire intelligibles pour le lecteur humain que nous sommes. Dans la théorie cependant, la définition stricte d’un document n’impose aucun format.

Elle pourrait être réécrite en considérant qu’il s’agit d’un ensemble structuré d’informations qu’il a pour vocation de mettre en perspective les unes par rapport aux autres, et ce pour un usage précis, à un moment déterminé dans le temps. En dehors de toutes considérations de format, le document remplit en définitive une fonction par rapport à la donnée, celle de figer celle-ci dans le temps, d’opérer un arrêt sur image.La donnée, et c’est encore un héritage de son passé de concept informatique, est en effet toujours considérée comme mouvante. Et ce soupçon d’instabilité génère une certaine crainte. En témoignent les nombreux films réalisés sur ce thème dans les années 80 et 90, où le personnage principal se voyait littéralement effacé d’un simple clic. Encore aujourd’hui sur le web, il reste toujours possible de remplacer un chiffre ou un nom par un autre dans la base de données qui alimente un blog. Rien, sinon un document authentifié dans le temps par un quelconque procédé d’impression, - et l’imprimé numérique au format PDF est à ranger dans cette catégorie -, ne viendra attester que la donnée précédente a réellement existé. Ce procédé n’a rien d’un archaïsme appelé à disparaître avec la digitalisation des usages. Il est directement lié à la manière dont fonctionne le cerveau humain pour rechercher, sélectionner, puis interpréter l’information, c’est-à-dire la rattacher à des souvenirs antérieurs. Le solde actualisé d’un compte bancaire, même reçu par SMS, n’a de sens que parce qu’il peut immédiatement être rattaché à d’autres informations mémorisées comme le solde précédent, le salaire reçu en début de mois, etc. Dans cette perspective, et malgré sa brièveté, ce SMS constitue bel et bien un document, c’est-à-dire un ensemble intelligible de données authentifié dans le temps par l’horodatage du serveur d’émission ou du téléphone portable. La généralisation de l’usage des SMS pour la notification de situations de comptes ou de seuils de consommation prouve, s’il en était encore besoin, que l’association d’idées entre document et un format fixe, comme le format A4 imprimé ou PDF, n’est plus aussi automatique, au moins dans l’esprit des usagers.


 

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