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Publié le 13/07/2017

tribune

Dématérialisation des documents RH, une aubaine pour les salariés ou pour les employeurs ?

Depuis le 1er janvier 2017 et l’entrée en vigueur de la loi Travail, les employeurs peuvent proposer à leurs salariés la dématérialisation générale de leurs bulletins de paie, sans accord préalable.

Sauf opposition du salarié (opt-out), l’employeur peut remettre les bulletins sous forme électronique, dans des conditions garantissant l'intégrité, la disponibilité pendant 50 ans (ou jusqu’aux 70 ans du salarié), la confidentialité des données et l’accessibilité depuis le Compte Personnel d’Activité (décret du 16/12/2016). Dans ce contexte simplifiant la dématérialisation des bulletins de paie, les entreprises doivent faire face à un véritable tournant qui se traduit par une accélération du marché de la digitalisation RH. Mais quid des avantages pour les salariés et les employeurs ?

Une réponse aux enjeux de l’optimisation de la gestion RH
Pour l’employeur, la mise en place d’un projet de dématérialisation RH représente une excellente occasion de s’interroger sur sa gestion actuelle du bulletin de paie et sur l’ensemble de son processus métier. Il s’agit en effet d’envisager ce projet d’un point de vue global autour de la dématérialisation du bulletin de paie, mais aussi d'y intégrer tous les documents RH au sens large : notes internes, relevés d’heures, bulletins d’intéressement, signature électronique des contrats de travail etc., le tout via une solution modulable et évolutive. L’enjeu consiste à simplifier le quotidien du service RH en optimisant les processus jusqu’à la digitalisation complète du dossier salarié. De cette manière, le service RH accède et gère à tout moment l’ensemble des documents de chaque collaborateur, depuis son recrutement jusqu’à son départ de l’entreprise.
Dans ce cadre, disposer d’une solution unique permettant de diffuser simultanément les documents au format dématérialisé ou d’externaliser leur envoi par courrier est un réel atout pour saisir toutes les opportunités offertes par la dématérialisation de documents RH.
Au-delà du gain de temps qui permet aux RH de se concentrer sur leurs missions stratégiques, la dématérialisation des bulletins de paie et des documents RH se traduit par des économies significatives et à long terme sur les coûts d’envoi, d’affranchissement et d’archivage, tout en participant à une démarche de développement durable. De plus, proposer aux salariés des services innovants à forte valeur ajoutée tels que des coffres forts électroniques participe fortement à la valorisation de la marque employeur.
Au moment de choisir une solution de dématérialisation RH, il est primordial de veiller à un certain nombre de critères tels que la garantie d’intégrité des bulletins de paie électroniques, les modalités d’archivage et la compatibilité avec le CPA, la sécurité des données, la possibilité d’envoyer les bulletins de paie et autres documents RH au format électronique ou bien au format papier en cas de refus du salarié de les recevoir dans un coffre-fort électronique, etc.
Néanmoins, sélectionner la solution de coffre-fort salarié associée au logiciel de paie de l’entreprise comporte des avantages mais aussi des limites. En effet, en cas d’insatisfaction du prestataire de paie ou de migration de logiciel, le dispositif sera à repenser intégralement, contrairement à d’autres solutions du marché qui s’adaptent à tous des logiciels de paie et permettent de conserver une indépendance totale entre le choix du logiciel de paie et le coffre-fort salarié.




 

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