mknews

dimanche 21
octobre 2018

  

5846 News

1627 Membres

Simple & Gratuit !

Je communique
sur ma marque

    btcliquez

Je reste en veille

  facebook tw 

L'information permanente dédiée aux dirigeants et aux marketeurs

 
Accueil » tribune
 
Publié le 19/06/2018

tribune

La dématérialisation au service des syndics de copropriété et gestionnaires de biens

Par Aurélien Simon, ‎Chef de produit dématérialisation et solutions digitales – Neopost France

Pour les syndics de copropriété et gestionnaires de biens, la période mars-mai est cruciale. La gestion des convocations aux Assemblées Générales est en effet un enjeu majeur pour ces acteurs qui doivent faire face à une réglementation stricte, des échéances essentielles, le tout sur fond de transformation digitale. Pour les syndics, c’est l’occasion d’asseoir leur légitimité et de s’assurer une pérennité économique.

Gestion des documents : des enjeux réglementaires et économiques

Pour les syndics, le début du printemps signe une période de très forte activité. En effet, les mois de mars à mai sont ponctués par la préparation des Assemblées Générales de copropriétés et exigent des processus administratifs à la fois chronophages et nécessitant de déployer des moyens et ressources importants sur une courte période. Chaque année, ce sont plus de 16 millions de convocations aux Assemblées Générales qui sont envoyées .

Celles-ci sont très strictement régies. Elles doivent être envoyées par lettre recommandée avec accusé de réception et être mises à disposition de chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l’AG. Pour le syndic ou l’agence en charge de la gestion de l’immeuble, les enjeux de conformité et de traçabilité sont majeurs pour éviter tout risque de recours en annulation.
En effet, lorsqu’un copropriétaire ne reçoit pas sa convocation dans les délais prévus par la loi, il est en mesure de déposer un recours pouvant entrainer le report de l’AG. Cela entraîne alors d’importants coûts administratifs, de location de salle, et risque de cristalliser le mécontentement des copropriétaires jusqu’à conduire à une mise en concurrence de l’agence. 

 
Durant cette période sensible, la majorité des collaborateurs sont mobilisés sur des tâches relatives à la gestion du courrier, ce qui les éloigne de leur mission principale de gestion des copropriétés, cela pouvant nuire à leur réactivité quant au traitement des demandes des copropriétaires. Alors que la préparation des AG s’avère d’ores et déjà coûteuse en termes de temps et d’affranchissement, d’autres effets peuvent ainsi se faire sentir en termes de qualité de service et susciter une nouvelle fois de l’insatisfaction du côté des copropriétaires.

À la clé, les enjeux sont donc aussi bien réglementaires qu’économiques.

Les convocations aux AG sont symboliques de la charge que représente la gestion documentaire pour les syndics. Mais cela se poursuit au-delà : il faut ensuite rédiger et envoyer les procès-verbaux, puis gérer d’autres documents tout au long de l’année : appels de fonds, décomptes de charges, factures…
Ainsi, pour les petites structures ou pour les grands groupes, la question reste la même : comment optimiser la gestion des documents tout en veillant à la conformité ?

La dématérialisation : une réponse aux enjeux des professionnels de l’immobilier

Depuis de nombreuses années, les syndics et gestionnaires de biens ont tendance à externaliser ces tâches pour alléger leur quotidien. Des solutions digitales sécurisées sont alors utilisées pour diffuser le courrier : impression, affranchissement et remise à La Poste sont automatisés, sans intervention des collaborateurs. Une véritable alternative pour optimiser la gestion des documents tout au long de l’année.







 


 

Toutes les news

Espace service

La lettre d'information des professionnels de la VAD, du MD, de l'E-commerce et M-commerce